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비서의 업무 특징 (일정관리, 업무메뉴얼, 업무계획) 일정 관리비서의 업무량은 매우 유동적이다. 따라서 비서는 처음 1년간은 매일 매일 규칙적으로 업무 일지를 작성하여 업무를 유형별로 묶어 유형별로 소요된 시간을 점검하도록 한다. 업무 일지 작성은 귀찮고 번거로운 일이지만 비서직을 처음으로 수행할 때 한 번 해두면 오래도록 자신의 업무 유형을 파악할 수 있고 개선할 부분을 쉽게 찾을 수 있기에 효율적이다. 정기적으로 업무가 밀리는 때와 한가한 때를 파악하여 미리 바쁜 때를 대비할 수 있으므로 업무 수행시 매우 효율적이다. 아침마다 출근할 때 오늘 해야 할 일 ‘to do list’를 작성하고 중요한 순서를 파악한 후 업무를 마치면 마침 표시하여 중요한 일을 빠뜨리지 않는 것을 습관화하도록 한다. 일은 열심히 많이 하는 것도 중요하지만 일을 똑똑하게 하는 것.. 2025. 7. 5.
문서 정리 (관리 목적과 정리대상, 문서정리 순서, 기타 문서 정리 방법) 비서의 문서 정리는 다르다사무실에서 생산하거나 접수된 문서의 형식과 종류는 매우 다양하므로 적절한 기준에 의하여 분류, 정리하지 않으면 필요한 때에 문서를 찾아 활용하기가 매우 어렵다. 그러므로 완료된 문서는 기준에 따라서 분류, 편철하여 보관하고 불필요하거나 정보의 가치가 없는 문서를 적시에 폐기해야 하는데 이를 문서의 정리라고 한다. 비서는 항상 퇴근 하기 전에 오늘 생산된 각종 문서, 서류, 우편, 종이 등을 정리하고 깔끔하게 마무리하고 되는 하는 습관을 길러야 한다. 그렇다면 문서 정리를 해야 하는 목적은 무엇일까? 관리 목적과 정리 대상1) 문서를 체계적으로 관리함으로써 필요한 문서의 색출을 신속하고 용이하게 한다. 2) 일정한 기준에 의하여 문서를 관리함으로써 상사에게 필요한 정보를 쉽게 찾.. 2025. 7. 4.
비서의 일정 관리(차별점, 기본 원칙, 보완성, 센스) 차별점비서의 일정 관리가 다른 이유가 있다. 효율적인 업무 수행을 위해서는 사전에 충분한 시간과 정보를 가지고 계획을 잘 세우는 것이 매우 중요하다. 일정 관리만 잘해도 일 잘하는 비서라는 소리를 들을 수 있다. 업무의 중요도, 업무 수행에 걸리는 시간, 수행 방법 및 수행 시기 등에 관해 사전에 잘 계획한 경우는 그렇지 않은 경우에 비해 업무의 효율성과 성과에서 큰 차이가 난다. 특히 비서는 상사의 일정 관리 업무를 수행하는 데 사소한 실수로 중요한 계약을 놓치거나 회사에 막대한 손해를 끼칠 수 있으므로 이 사실을 염두에 두고 일정 관리 업무에 성실하고 치밀하게 임해야 한다. 회의, 출장, 결재 등으로 바쁜 상사가 시간을 효율적으로 사용할 수 있도록 일정을 잘 관리하는 것은 비서의 주된 임무 중의 하나.. 2025. 7. 3.
출장업무 필수 준비사항 (조직 승인, 규정 검토, 기타 준비사항) 조직승인 출장은 반드시 조직의 승인을 받아야 한다. 이에 상사의 출장계획이 수립되면 조직의 출장 규정과 승인 절차를 확인하여 승인을 받도록 한다. 이때 경우에 따라 출장 일정표 및 예산서가 첨부되기도 하는데 예산서를 첨부해야 할 경우에는 여비 관련 조직 규정을 확인하도록 한다. 대부분의 기업 및 조직들은 출장과 관련된 규정들을 규정집에 명시하고 있으며 기업마다 출장 관련 규정이나 정책에는 차이가 있다. 따라서 출장업무를 하는 비서는 소속된 조직의 규정을 검토한 후 규정에 맞게 상사의 출장업무를 수행한다. 또한 기업들은 출장 관련 여비 규정을 두어 직급별로 출장 일당비를 규정해 놓고 있다. 즉, 직급에 따라 숙박비. 교통비, 일일 체재비 등이 다르므로 상사의 직급에 맞는 출장 계획을 세우도록 한다. 출장 .. 2025. 6. 30.
비서의 자기계발이 다른 점 (정보기술, 커뮤니케이션, 언어, 회계, 조직변화) 현대를 살아가는 모든 직장인은 급변하는 기술환경에 자신을 맞추기 위해 큰 노력을 한다. 비서직의 경우 이미 배운 비서로서의 기본업무에 대한 능력을 신장해야 함은 물론 기술적 발전에 발맞출 수 있는 새로운 영역에 대한 자기 계발 또한 필요하다. 현대사회의 비서직은 이제 단순한 사무 능력만 아니라 많은 학문적인 노력도 필요하다. 현직으로 근무하는 많은 비서가 이제는 대학이나 전문대학, 혹은 전문 교육기관을 통해 끊임없이 자기 계발을 꾀하고 있다. 이는 급변하는 사무환경에 민감한 비서직의 특성이기도 하며, 경력을 갖춘 상사와의 근무로 인해 자발적으로 경력을 개발하려는 비서들의 노력이기도 하다. 많은 비서가 계속 교육의 기회를 찾고 있으며, 또한 회사 측에서도 비서들의 개발에 대한 인식의 변화로 인해 후생 복지.. 2025. 6. 30.
신입 비서가 꼭 갖고 있어야할 자질 (지식, 태도, 기술과 도구) 일반적으로 비서가 갖추어야 할 직무능력은 지식, 기술, 태도 마지막으로 도구로 나누어 생각할 수 있습니다. 여기에서 지식은 업무를 수행하기 위한 기본적인 능력을 의미하고 기술은 그 지식을 발현하기 위해서 머리와 손이 숙달된 영역, 그리고 태도는 업무를 수행하려는 마음가짐, 수행하려는 의도가 들어간 영역이라고 할 수 있습니다. 마지막으로 도구는 자식과 기술을 표현하기 위한 기계적 수단으로써의 기기 등을 일컫습니다. 지식 지식은 비서의 일반적인 지식과 경영학 관련 지식, 전산 관련 지식 마지막으로 기타 사무과 관련된 (전산, 회계, 사무용품 구매 및 기타 구매 관리 등) 1) 비서학 일반지식: 경영자와 비서 역할 중심으로 구성된 학문성과 실천성을 겸비한 조합과학적인 학문으로 직장 예절, 국제 예절, 구매관.. 2025. 6. 30.

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