현대를 살아가는 모든 직장인은 급변하는 기술환경에 자신을 맞추기 위해 큰 노력을 한다. 비서직의 경우 이미 배운 비서로서의 기본업무에 대한 능력을 신장해야 함은 물론 기술적 발전에 발맞출 수 있는 새로운 영역에 대한 자기 계발 또한 필요하다.
현대사회의 비서직은 이제 단순한 사무 능력만 아니라 많은 학문적인 노력도 필요하다.
현직으로 근무하는 많은 비서가 이제는 대학이나 전문대학, 혹은 전문 교육기관을 통해 끊임없이 자기 계발을 꾀하고 있다. 이는 급변하는 사무환경에 민감한 비서직의 특성이기도 하며, 경력을 갖춘 상사와의 근무로 인해 자발적으로 경력을 개발하려는 비서들의 노력이기도 하다. 많은 비서가 계속 교육의 기회를 찾고 있으며, 또한 회사 측에서도 비서들의 개발에 대한 인식의 변화로 인해 후생 복지, 혹은 자기 계발 차원의 지원이 있기도 하다. 이러한 노력은 예전에 책을 참고하거나 경험에 의존하던 것과 달리 많은 경로를 통해 개발될 수 있다. 구체적으로 공식적인 교육을 통한 계속 교육 기회와 정보채널을 통한 기회를 들 수 있다.
이렇듯 비서는 다양하게 확대된 계속 교육과 재교육의 기회를 활용하여 자기 계발을 할 수 있다.
그렇다면 비서가 계속 교육을 통해 개발해야 할 분야와 방법에는 어떤 것이 있을까?
정보기술, 커뮤니케이션 능력
비서직과 가장 관계가 깊은 분야이다. 특히 최신의 전산기가 관리 방법, 데이터베이스 생성 및 관리, 전자우편 관련 기술 등을 활용한 재무회계 문서 작성, 컴퓨터 발표 자료 작성, 사내 일정 관리프로그램 관련 교육, 정보검색 능력 등 다양한 분야에 대한 능력을 보유해야 한다.
기본적으로 비서가 가지고 있는 커뮤니케이션 능력에 더하여 인간관계 관리 능력, 지도력, 발표, 발표 능력, 경청하는 능력, 표현하는 능력, 문제해결 능력, 논리력 등에 대한 관심이 필요하다. 이러한 능력은 많은 경험과 시도를 통해 신장할 수 있으며 지도력이나 인간관계 능력은 사내교육 혹은 사설 훈련기관을 통해 재교육받을 수 있다.
언어능력
언어능력은 자국어와 외국어로 정확하게 알아들을 수 있는 듣기능력과 효과적으로 문서를 작성할 수 있는 쓰기 능력, 그리고 표현하고자 하는 내용을 효과적으로 전달할 수 있는 말하기 능력이 모두 포함된다. 구체적으로는 본인이 속한 분야의 전문용어를 제대로 구사하고 의전에 맞추어 편지문과 연설문 등을 작성하며 비서실에서 다루는 모든 문서를 문법적 오류 없이 수정할 수 있어야 하며, 난해한 문서를 이해하기 위해 쉽게 변환할 수도 있어야 한다.
이러한 능력을 갖추기 위해서는 무엇보다 항상 사전류(국어사전, 외국어 사전, 유의어 사전 등)를 비치해 두어야 하며 시중에 판매되고 있는 기본 문법 가이드, 비즈니스 서한 관련 매뉴얼, 공문서 양식과 기본 문형 가이드 등을 항상 최근의 것으로 준비한다.
외국어와 관련해서는 많은 학원과 온라인 교육을 이용할 수 있으며 자주 사용되는 언어와 표현을 정리하여 비치하면 많은 도움을 얻을 수 있다. 항상 외국어를 눈과 귀에서 멀어지지 않도록 끊임없는 노력이 필요하다.
회계
비서에게 필요한 수리 능력은 자신이 속한 조직의 재무제표와 회계감사 자료를 이해하는 것부터 작게는 비서실의 운영비 출납 상황에 이르기까지 매우 다양하다. 이러한 지식을 얻기 위해서는 총무 부서와 회계 부서의 기본 업무교육을 접할 필요가 있으며 이러한 회계 보유한다는 것은 한단계 높은 수준의 비서로 자리매김하는 계기가 될 수 있다. 특히 전산을 활용한 회계시스템을 활용하거나 비용과 관련된 자료를 입력, 출력할 수 있는 것은 매우 중요한 업무가 되어가고 있다. 최근에는 ERP나 pi 시스템의 적용과 함께 중요 기업청이나 정보통신부에서도 관련 교육이 이루어진다.
매너와 인성 개발
비서직은 상사의 직위와 함께 그 수준에 맞는 매너와 의전 지식을 갖춰야 한다. 또한 비서직의 특성상 직업에 대한 윤리 의식과 같은 인성적 측면에서의 자질도 중요한 요소이다. 매너와 관련해서는 호텔부설 교육기관이나 사설 매너 교육기관이 많이 설치되어 있으므로 활용할 수 있으며 부족한 부분은 비서나 매너 관련 사이버 동아리 활용하면 경험자들의 조언을 어렵지 않게 얻을 수 있다.
비서는 자기 계발을 통해서 변화되는 사무환경에 앞서서 적응할 줄 알아야 한다. 비서업무에 영향을 주는 변화에는 크게 조직 외적 변화와 조직 내적 변화가 있다.
조직 변화
외적
1) 국제화 : IMP 국제 금융 후, 외국기업과의 인수합병, 매각 및 전략적 제휴 등과 같은 경제 환경적 여건의 변화로 외국기업의 국내 진출은 활발해질 것으로 예측되며, 다국적 기업이 보편화되어 기업의 경영자들도 국제적인 시각을 통한 의사결정이 더욱 중요해지면서 전문적 지식과 판단력을 갖춘 비서의 역할이 부각되고 있다.
2) 정보화: 컴퓨터 발달과 사무 자동화의 확대로 인해 정보 유통량이 팽창할 뿐 아니라 최근에는 기업들이 조직 내부의 모든 업무를 인터넷 관련 기술로 처리하는 인트라넷 네트워크 환경과 기간 업무 즉 회계/인사/재무를 포함한 구매/생산/물류 등 통합 관리해 주는 시스템인 전사적 자원관리를 구축하여 많은 기업과 기업 간의 상호정보통합이 빠르게 전개되는 시대를 맞이하고 있다 .
내적
1) 수평적 조직구조: 기업들이 그동안 팽창해 왔던 구조 정비를 위한 다운사이징으로 인한 조직 내 중간 관리자의 수가 감소함에 따라 그들이 수행했던 업무와 책임이 비서에게 부과된다. 부서 간의 협조 및 외부 조직과의 연결에 어려움이 있으므로 비서의 중간자적 역할이 중요시된다.
2) 능력주의 : 연공주의 시대에 연공이라는 기준이 있었다면 능력주의 시대에는 능력의 기준을 직무로 객관화시켜 개인의 창의력 재고와 기업의 고부가가치 창출을 동시에 추구하고 있다. 특히 비서직의 경우에는 그동안 직무의 자격요건이 지식과 경험을 해야 하는 성보다는 외모나 소양에 비중을 두었다. 그러나 앞으로는 비서의 능력을 기준으로 한 채용 및 평가가 중시될 전망이다.