차별점
비서의 일정 관리가 다른 이유가 있다.
효율적인 업무 수행을 위해서는 사전에 충분한 시간과 정보를 가지고 계획을 잘 세우는 것이 매우 중요하다. 일정 관리만 잘해도 일 잘하는 비서라는 소리를 들을 수 있다.
업무의 중요도, 업무 수행에 걸리는 시간, 수행 방법 및 수행 시기 등에 관해 사전에 잘 계획한 경우는 그렇지 않은 경우에 비해 업무의 효율성과 성과에서 큰 차이가 난다. 특히 비서는 상사의 일정 관리 업무를 수행하는 데 사소한 실수로 중요한 계약을 놓치거나 회사에 막대한 손해를 끼칠 수 있으므로 이 사실을 염두에 두고 일정 관리 업무에 성실하고 치밀하게 임해야 한다.
회의, 출장, 결재 등으로 바쁜 상사가 시간을 효율적으로 사용할 수 있도록 일정을 잘 관리하는 것은 비서의 주된 임무 중의 하나이다.
통계에 따르면 오늘날 조직의 최고 관리자, 경영자들은 70% 이상의 시간을 대인 관계 및 의사소통 업무 등에 할애하고 있다. 따라서 비서는 상사의 일정을 효율적으로 관리하여 상사가 주어진 시간을 최대한 활용하도록 보좌해야 할 뿐 아니라 비서 자신도 시간을 효율적으로 관리하여 상사와 기업의 발전에 기여해야 할 것이다.
비서가 상사의 일정 관리에 참여하는 재량권의 정도는 조직 유형, 상사의 업무 처리 방식, 비서 자기 능력 및 적극성, 상사의 비서에 대한 신뢰도 등 여러 변수에 의하여 결정된다. 따라서 상사의 신뢰를 받는 전문비서의 경우 상사의 일정 업무를 대부분 위임받아 약속부터 사후 관리까지 처리한다. 그러나 초보 비서인 경우는 대부분 상사가 일정 전체를 관리하고 비서는 일정표 작성, 확인 및 조정 등의 보조적 역할을 수행하는 경우가 일반적이다.
일정 관리 기본원칙
비서는 다이어리를 효율적으로 사용함으로써 일정 관리에 큰 도움을 받을 수 있으므로 본인에게 적합한 양질의 다이어리를 구입해서 활용하도록 한다. 비서는 총 3개의 다이어리를 준비하면 좋다. 1) 일정을 깔끔하게 기록하는 다이어리 2) 상사의 지시 사항을 적어두는 다이어리 3) 앱으로 일정을 저장해두는 앱용 다이어리
상사의 일정을 관리하는 비서가 반드시 유의해야 할 점이 있다.
1) 일정표를 작성할 때는 이동 시간까지 함께 고려하여 작성해야 한다. 예를 들어 회사는 역삼역이며 약속 장소와 시간은 왕십리 2시라면 미리 회사에서 약속 장소까지의 이동 시간을 고려하여, 이동시간도 함께 일정표에 기록한다.
2) 이중 일정을 잡지 않도록 주의한다. 이를 방지하기 위해서 정기 행사는 미리 연초에 일정표에 써넣어둔다. 한해가 끝나는 시점에 미리 인사팀 또는 총무팀에 연락하여 내년도 회사 행사 일정을 미리 파악해 둔다.
3) 보고 및 결재는 오전, 오후로 시간을 정해두고 하도록 한다. 물론 긴급한 처리를 요구하는 건의 경우 즉시 보고 한다. 긴급 건인지 아닌 건인지 비서가 파악하는 능력이 매우 중요하다. 시도 때도 없는 보고 및 결재는 상사가 업무에 집중할 수 없게 하므로 비서는 보고 및 결재에 필요한 상사 집무실 출입 횟수와 시간을 최소화하도록 한다.
4) 일정은 수시로 변경되기 때문에 변동을 가능한 줄이기 위해서는 일정을 계획할 때 충분한 시간적 여유를 두는 것이 필요하다.
5) 상사의 일정 변경이 필요한 경우 변경됨에 따라서 관계되는 모든 변경된 내용을 전화나 메일 등을 통해서 통지해야 한다.
6) 상사 부재중 면담 요청 또는 미팅을 요구받았을 경우 상사의 승낙 없이 일정을 잡을 수 없음을 상대에게 알린다.
7) 상사가 주관하는 회의나 면담 일정을 잡을 때는 일정표를 작성함과 동시에 회의실 사용을 예약하거나 통고해야 하며, 상사와 관련이 있는 임원들의 일정을 파악 일정 작성 시 참조한다.
일정의 보완성을 유지
상사의 일정은 기밀 사항이므로 절대 발설 하지 않도록 노력한다. 나의 일정을 알고 있는 비서가 여러 직원에게 쉽게 공유한다면 비서에 대한 신뢰가 떨어지기 때문에다. 상사의 일정은 나와 상사만 알 수 있도록 일정은 비공개되어야 하며 필요시 상사를 통해서 승인받은 사람에게만 공유될 수 있도록 한다.
비서의 센스
상사의 일정 중에서도 중요도에 따라서 나중에 잡힌 일정일지라도 앞으로 당겨서 진행해야 한다.
예를 들어 말일에 회사의 매출이 걸려있는 영업 회의는 아주 중요한 일정이다. 말일에 긴급 영업 회의를 잡는다는 것은 이번 달 영업이익과 관련된 사항이기 때문에 중요하고 긴급하다. 영업 회의 이후 재경팀은 이달의 영업이익과 비용을 정리할 수 있다.
그렇다면 이런 긴급한 회의 일정과 매주 하는 인사팀의 입 퇴사자 보고 중에서 어떤 일정이 더 중요할까? 여기서 어떤 비서는 인사팀의 일정이 먼저 수립되었기 때문에 긴급한 영업 회의를 그다음으로 미루는 선택을 할 수 있고, 어떤 비서는 기존 인사팀 회의를 다른 날짜로 변경하고 영업팀 회의를 먼저 수립 하는 선택을 할 수 있다. 장담하건대 후자의 선택을 한 비서가 아마도 오래 인정받으면서 일할 것이라고 생각한다.
이렇듯 비서는 일정의 중요도와 긴급성에 따라서 일정을 수립해야 하고 그렇게 하려면 상사의 입장에서 회사의 돌아가는 상황과 업무 내용을 어느 정도는 이해하고 있어야 한다.
그렇다면 상사의 입장에서 모든 업무와 회사가 돌아가는 상황을 어떤 게 비서가 파악해야 할까.
물론 신입 비서라면 절대로 할 수 없다. 신입일 경우에는 일정을 수립할 때 100%로 상사와 논의 해야 한다. 다만 2-3년 차 비서가 되었다면 어느 정도는 묻지 않고 '센스' 있게 일정을 잡아야 한다. 바쁜 상사를 붙잡고 일일이 다 확인받고 진행할 수 없다.
그렇다면 센스있는 비서란 어떻게 만들어지는지는 다시 이야기하겠다.