일정 관리
비서의 업무량은 매우 유동적이다. 따라서 비서는 처음 1년간은 매일 매일 규칙적으로 업무 일지를 작성하여 업무를 유형별로 묶어 유형별로 소요된 시간을 점검하도록 한다.
업무 일지 작성은 귀찮고 번거로운 일이지만 비서직을 처음으로 수행할 때 한 번 해두면 오래도록 자신의 업무 유형을 파악할 수 있고 개선할 부분을 쉽게 찾을 수 있기에 효율적이다. 정기적으로 업무가 밀리는 때와 한가한 때를 파악하여 미리 바쁜 때를 대비할 수 있으므로 업무 수행시 매우 효율적이다.
아침마다 출근할 때 오늘 해야 할 일 ‘to do list’를 작성하고 중요한 순서를 파악한 후 업무를 마치면 마침 표시하여 중요한 일을 빠뜨리지 않는 것을 습관화하도록 한다. 일은 열심히 많이 하는 것도 중요하지만 일을 똑똑하게 하는 것도 매우 중요하다.
매일매일 업무 일정표 작성 시에는 본인이 편한 앱이나 방법을 생각해 보고 이용한다.
또한 일정 기간 정기적 혹은 주기적으로 일어나는 일을 카드형식의 파일에 적어둠으로써 실수로 업무를 빠뜨리는 것을 막도록 한다. 예로서 매월 셋째 수요일에 영업 회의가 있을 경우 지난번 회의록과 이번 회의 시 준비해야 할 사항들을 적어 놓음으로써 잊지 않고 회의 개최 준비를 할 수 있다. 또한 회신해야 하는 편지의 답장을 기간 내에 할 수 있도록 한다.
정기적인 보고서 작성이나 공문을 발송할 때는 정확한 마감 시간을 지키도록 하며, 마감 날짜와 시간을 다이어리나 다른 파일에 적어둠으로써 기간을 엄수하도록 하고 시간 여유가 있다면 사전에 필요한 자료 등을 찾아 두도록 한다. 또한 충분한 시간을 두고 상사가 작업할 수 있도록 상사를 환기한다.
한 가지 일 끝내기 전까지 새로운 업무가 시작되지 않도록 매일의 적업 계획을 세우고 정기적으로 업무가 많이 발생하는 시기를 예견하고 한가한 날에는 업무를 분산시키고 미리 처리하여 과중한 업무의 부담을 줄이도록 한다.
업무 매뉴얼
비서는 자신이 갑작스러운 사고나 질병 등 예기치 못한 일로 자리를 비우거나 휴가 등을 대비해 자신의 직무를 대리로 수행할 사람을 위해 업무 매뉴얼을 평소에 작성하여 상사, 비서 대리인이 모두 아는 장소에 보관하도록 한다. 그럼 업무 매뉴얼에 포함되어야 하는 항목은 어떤 것이 있을까?
1) 매일 매일 일정하게 하는 일
2) 상사가 선호하는 업무 처리 방식
3) 각종 참고 자료 및 서류 위치
4) 자주 사용하는 비품의 양식이나 위치
5) 자주 연락하는 번호
6) 기타 상사의 기호 등
기타 상사의 개일 파일은 기밀 보장을 위해서 따로 보관하거나 컴퓨터를 이용할 경우 암호화하여 보관하여야 한다. 상사의 개인 파일에 들어가야 할 항목은 아래와 같다.
1) 상사의 주민등록번호, 신용카드 번호 여권 정보 등
2) 상사의 컴퓨터 비밀번호, 집무실 비밀번호 등
3) 상사의 긴급연락용 전화번호
4) 상사의 각종 동창회, 단체 등의 회원가입 여부 및 회비 납부 현황 등
업무 계획
비서의 업무 계획은 상사의 요구나 일정에 의해 조정되며 다음과 같은 점을 고려해야 한다.
1) 가장 능률적인 시간에 가장 복잡하고 어려운 일을 한다.
2) 즉시 마쳐야 하는 업무, 오늘 중으로 끝나야 하는 업무, 시간 나는 대로 하면 될 업무 등으로 우선순위를 매긴다.
3) 업무의 양이 방대한 경우 업무를 준비 작업에 관련된 업무와 완성에 관련된 업무의 두 단계로 나누어 실시하도록 한다
4) 상사의 업무 계획에 따라서 유동적으로 계획을 조정한다.
비서가 여러 명의 상사를 보좌하는 경우에는 다른 상사들이면 급한 업무를 제외하고는 최상급자의 업무를 먼저 처리한다. 같은 직위이면서 비서로 우선순위를 결정하기 어려운 경우 대비하여 일정한 원칙을 미리 정해두는 것이 바람직하다.
속도가 매우 중요한 시기에 살고 있으므로 시간 관리를 얼마나 잘하냐 여부에 따라서 업무의 효율성 및 성과 차이가 크다. 시간을 관리한다는 것은 시간 자체만을 관리하는 것이 아니라 시간과 관련하여 업무 및 비서 자신을 관리하는 것을 의미한다. 문제는 얼마만큼의 시간이 있느냐가 아니라 주어진 시간 안에 무엇을 하는가, 어떻게 시간을 활용하는가, 적정 시간 안에 적정 업무량을 처리하는가 하는 것이다.
시간을 효율적으로 관리할 수 있는 방안을 살펴보면 아래와 같다.
즉시 처리의 원칙
즉시 처리란 해야 할 일을 미루지 않고 즉석에서 처리하고 결정하는 것을 의미한다. 예를 들면 전자메일에 답장을 써야 하면 메일을 읽은 즉시 답장을 보낸다. 만일 나중에 쓰려고 하면 다시 메일을 찾아서 처음부터 읽어야 하므로 이중의 시간과 노력이 든다. 계획에 의한 업무 추진을 하는 것이 중요하다.
일을 계획적으로 한다는 것은 개개의 일을 개선하기보다는 전체 일의 계획을 합리적으로 해 나가는 것이다. 업무 계획을 세워서 추진하면 다음과 같은 장점이 있다.
1) 할당액이나 목표액을 마감 시간 안에 처리한다.
2) 먼저 해야 할 일을 정확히 알게 된다
3) 각각의 업무 수행에 사용해야 하는 시간을 우선순위에 따가 배분할 수 있게 된다.
4) 불필요한 노력이나 시행착오를 거치지 않고 일을 끝낼 수 있다.
상사의 업무 및 시간 조정도 필요하다. 비서의 업무는 상사와 밀접하게 관련되어 있어 비서는 상사와의 의사소통을 제대로 해야 하며 일을 제대로 수행할 수 있어야 한다.
마지막으로 일이 한꺼번에 몰리는 경우 당황하지 않고 침착하게 평정심을 유지하며 차분하게 하나씩 처리해야 한다.
이외에 업무는 다음과 같다.
-책상 정리 : 비서의 정리된 책상은 업무의 효율화를 높일 수 있다.
-자료 정리 : 자료를 분류하여 이름표를 붙인 폴더에 넣고 일이 시간 될 때까지 그 폴더를 구분된 책상 서랍에 보관한다.
-사무실 환경 정비: 자신의 사무환경뿐만 아니라 상사의 집무실과 방문객 접견 장소도 정비하고 필요한 모든 것이 잘 준비되도록 한다.