일반적으로 비서가 갖추어야 할 직무능력은 지식, 기술, 태도 마지막으로 도구로 나누어 생각할 수 있습니다. 여기에서 지식은 업무를 수행하기 위한 기본적인 능력을 의미하고 기술은 그 지식을 발현하기 위해서 머리와 손이 숙달된 영역, 그리고 태도는 업무를 수행하려는 마음가짐, 수행하려는 의도가 들어간 영역이라고 할 수 있습니다. 마지막으로 도구는 자식과 기술을 표현하기 위한 기계적 수단으로써의 기기 등을 일컫습니다.
지식
지식은 비서의 일반적인 지식과 경영학 관련 지식, 전산 관련 지식 마지막으로 기타 사무과 관련된 (전산, 회계, 사무용품 구매 및 기타 구매 관리 등)
1) 비서학 일반지식: 경영자와 비서 역할 중심으로 구성된 학문성과 실천성을 겸비한 조합과학적인 학문으로 직장 예절, 국제 예절, 구매관리, 우편 관리, 전화 예절, 우선순위 결정, 문제해결 능력, 시간 관리, 주제별 분류하기, 내방객 응대, 재고 파악, 사용 설명서 이해와 활용, 사무기기 조작기술, 업무일지 등을 내포한다.
2) 경영학 관련 지식: 기업경영, 조직론, 재무관리, 인사관리, 마케팅, 커뮤니케이션, 인간관계 등이 포함된다.
3) 전산 관리 지식: 정보화 관련된 지식으로서 정보를 수집, 분석, 가공 관리하는 능력이며 현대 사무환경에서 비서에게 있어 가장 요구되는 지식이다. 컴퓨터 관련 지식은 하드웨어적인 컴퓨터를 조작하는 능력과 소프트웨어를 사용할 수 있는 능력, 그리고 통신 및 인터넷과 관련된 지식 등으로 구분할 수 있다.
4) 사무관리: 사무실을 운영할 수 있는 지식으로 문서작성과 관련된 지식, 파일링시스템에 관련된 지식, 사무용품 구매 및 재고관리와 관련된 지식 등이 포함된다.
5) 기타 지식: 법학, 회계학 (회계 원리, 관리 회계, 재무회계, 복식부기 등), 심리학 (인간 심리, 산업 심리학 등), 시사상식 (전문적인 지식이 아닌, 비서업무 수행이나 기업환경의 이해에 필요한 분야에 대한 것으로 일반적인 시사 문제에 대한 지식), 예절 관련 지식 등이 있다.
태도
1) 친절: 조직 내의 상사, 동료, 선후배는 물론이고 조직 외의 손님 및 거래처 직원들에게도 항상 친절하게 대함으로써 밝은 분위기를 만들어야 한다.
2) 판단력: 비서의 비정형적인 업무가 많으므로 상사를 충실하게 보좌하기 위해서는 상황에 따른 적절한 대응을 할 수 있는 능력이 필요하다. 예를 들어 갑작스럽게 찾아온 손님, 상사가 원치 않는 전화, 상사 출장 시 긴급한 일이 발생할 시 판단력이 필요하다.
3) 정확성: 비서는 신속하면서 정확한 업무를 처리해야 한다. 자료작성, 문서 작성, 의사전달, 지시 사항 등 처리하면서 오류가 없어야 한다. 상사의 작은 실수가 조직에 큰 손해를 야기할 수도 있기 때문이다.
4) 인내/침착: '침착하게 서둘러라'라는 말이 있듯이 비서는 민첩한 가운데 침착하게 업무를 처리해야 하는 것에 힘써야 한다. 이와 함께 자신의 감정을 조절하고 통제할 줄 아는 인내와 절제가 필요하다.
5) 신뢰 및 기밀 유지: 세 큰 리터리(secretary: 비밀을 관장하는 사람) 라는 말에서 알 수 있듯이 비서는 기업 내의 핵심적인 업무를 많이 관장하고 있다. 최종 의사결정을 하는 상사의 주위나 비서의 주위에는 항상 조직의 중요한 일이나 서류, 전화, 중역들의 회의, 대화 등에서 여러 가지 정보를 알 수 있다. 이때 무심코 한 비서의 언행은 회사나 상사에게 부정적인 영향을 끼칠 수 있기 때문에 항상 언행에 조심해야 한다.
6) 윤리 및 정직: 직업에 대한 소명 의식과 비서직이 전문직이라는 윤리 의식을 가지고 노력하는 자세가 요구되며 이는 정직이 바탕이 된다.
7) 협동심, 윤 통성 : 위의 태토를 모두 갖추었다고 하더라도 조직에서 원활한 인간관계를 유지하기 위해서는 협동심이 매우 필요하다. 특히나 비서는 사내 직원과 상사의 중간 역할을 수행함으로 항상 대인관계에 노력해야 한다.
기술과 도구
1) 각종 정보기기 활용 기술: 정보화 시대에 상사의 의사결정 업무를 전문적으로 지원하기 위해서는 정보기기 사용 능력이 필요하다.
2) 문서관리 기술: 사내외의 여러 부서로 문서의 수발신 및 비밀문서 취급 등이 요구된다. 또한 작성된 문서를 체계적인 파일링시스템으로 보관, 보존, 폐기 등의 관리로 필요한 문서를 필요시 즉시 찾아서 상사의 업무 효율화를 도모할 수 있어야 한다.
3) 정보수집 및 가공 기술 : 조직에 유입되는 정보량이 비약적으로 증대되기 때문에 유입된 정보의 신속한 활용과 정보의 정확한 선별로써 상사의 전략적인 의사결정을 위해 수집 및 가공해야 한다.
4) 문서작성 기술: 사내외 문서, 보고서, 메모와 발표 자료 작성 등을 할 수 있어야 한다. 예를 들면 문서 교정, 문법, 사내 양식적용, 키 탑승 등의 기술이 필요하다.
5) 외국어 능력 / 의사소통 기술 : 국제와 시대로 인해 비서가 소속된 기업이 외자기업이든 국내기업이든 모든 기업이 국제적 교류를 하고 있어 능통한 영어 사용이 필요하고 여러 나라에 대한 관습에 관해 관심을 가지고 다른 문화권에 대한 이해를 높여야 한다.
마지막으로 위의 자질보다 가장 중요한 자질이 있다. 꾸준한 자기 계발을 하기 위해 노력하는 모습이 중요하다.
현대를 살아가는 모든 직장인은 급변하는 기술환경에 자신을 맞추기 위해 큰 노력을 한다. 비서직의 경우 이미 배운 비서로서의 기본업무에 대한 능력을 신장해야 함은 물론, 기술적 발전에 발맞출 수 있는 새로운 영역에 대한 자기 계발 또한 필요하다.
지금의 비서직은 이제 단순한 사무 능력만 아니라 많은 학문적인 노력이 필요하다. 현직으로 근무하는 비서는 이제 대한 또는 전문대학, 혹은 전문 교육기관을 통해 끊임없이 자기 계발을 꾀하고 있다. 이는 급변하는 사무환경에 민감한 비서직의 특성이기도 하며, 경력을 갖춘 상사와의 근무로 인해 자발적으로 경력을 개발하려는 비서들의 노력이기도 하다. 많은 비서가 계속 교육의 기회를 찾고 있으며, 또한 회사 측에서도 비서들의 개발에 대한 인식의 변화로 인해 후생 복지, 혹은 자기 계발 차원의 지원이 있기도 하다.
이렇듯 비서는 다양하게 확대된 계속 교육과 재교육의 기회를 활용하여 자기 계발을 할 수 있다.
그렇다면 비서가 계속 교육을 통해 개발해야 할 분야와 방법에는 어떤 것이 있을까?