비서의 문서 정리는 다르다
사무실에서 생산하거나 접수된 문서의 형식과 종류는 매우 다양하므로 적절한 기준에 의하여 분류, 정리하지 않으면 필요한 때에 문서를 찾아 활용하기가 매우 어렵다. 그러므로 완료된 문서는 기준에 따라서 분류, 편철하여 보관하고 불필요하거나 정보의 가치가 없는 문서를 적시에 폐기해야 하는데 이를 문서의 정리라고 한다.
비서는 항상 퇴근 하기 전에 오늘 생산된 각종 문서, 서류, 우편, 종이 등을 정리하고 깔끔하게 마무리하고 되는 하는 습관을 길러야 한다.
그렇다면 문서 정리를 해야 하는 목적은 무엇일까?
관리 목적과 정리 대상
1) 문서를 체계적으로 관리함으로써 필요한 문서의 색출을 신속하고 용이하게 한다.
2) 일정한 기준에 의하여 문서를 관리함으로써 상사에게 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있게 한다.
3) 기관의 의사결정에 필요한 정보를 효과적으로 이용할 수 있도록 한다.
4) 문서의 체계적인 정리로 결과적으로 사무환경이 개선되어 비서실의 이미지 향상에 도움을 준다.
5) 불필요한 문서를 적기에 폐기함으로써 보관, 보존문서의 관리를 효율화시킬 수 있다.
문서 정리의 대상이 되는 문서에는 여러 종류가 있으며 그 내용은 다음과 같다.
- 일반 문서: 수, 발신 문서의 비본, 의사록, 품의서, 보고서 등
- 장표: 전표, 장부 등
- 도면: 설계 도면, 청사진 등
- 자료: 정기 간행물, 카탈로그, 스크랩, 팸플릿 등
- 도서: 사전, 육법전서, 참고 도서 등
- 기타: 중요한 자료가 수록된 마이크로필름, 광디스크 등
문서 정리 체계의 도입과 도입한 후의 효율적인 운영이 어느 한 사람에 의해서 이루어진 다른 것은 사실상 불가능한 일이다. 도입 시작 때부터 전 사원이 함께 노력하여서 참여하려는 의지가 필요하다. 문서 정리 체제를 효율적으로 유지, 관리하기 위해서는 다음과 같은 사항을 준수해야 한다.
표준화된 문서 정리
문서 정리는 회사 전체에 걸쳐 단계적으로 혹은 동시에 실시하게 되므로 문서 정리 방법에 대한 전반적인 회사 내부의 규정을 제정하여 표준화시켜야 한다. 그렇게 해서 문서 색출의 신속화와 용이 화 하는 것이 목적이다. 원하는 문서를 신속하고 용이하게 찾아낼 수 있게 하여야 한다. 문서가 보관된 서류함이나 서랍의 위치를 누구나 알기 쉽게 소재를 명시한다.
마지막으로 문서의 적시 폐기 함으로서 더욱 쉽게 찾을 수 있도록 정리한다. 불필요한 문서를 보관하게 되면 자리를 많이 차지하여 보관 비용의 증가뿐만 아니라 반드시 보관, 관리해야 할 문서에도 지장을 준다. 따라서 일정 기간이 지나서 쓸모가 없게 된 서류들은 수시로 정해진 규칙에 의하여 폐기하는 것을 습관화, 제도화하여야 한다.
문서 정리 순서
1) 검사: 문서가 파일을 써도 괜찮은 상태인 자의 여부를 검사하고 문서가 파일을 써도 되는 상태이면 문서에 문서 정리인을 날인하고 담당자의 날인과 처리 연월일을 기재한다.
2) 주제 결정: 문서를 어느 제목으로 정리할 것인가를 결정한다. 경우에 따라서 주제를 결정하기 어려우면 그 업무를 담당자에게 문의하여 결정하는 방법도 있다.
3) 주제 표시: 문서의 제목으로 정해진 주제에 붉은색 밑줄을 그거 표시한다. 이렇게 밑줄로 표시하면 문서가 대출되었다가 반납되었을 경우에 밑줄 친 제목을 보고 쉽게 다시 정리할 수 있다.
하나의 문서라는 한곳에 보관되는 것이 당연하지만 실제 문서의 내용이나 특성에 따라서 두 이상의 항목에 해당하거나 두 개 이상의 제목으로 요청되는 경우도 있다.
이런 경우는 주된 제목의 폴더에 원본을 넣고 관계가 적은 편 제목의 폴더에는 복사본이나 상호 참조표를 넣어두어 어느 경우라도 검색이 가능하게 한다.
4) 분류: 체계적인 문서분류법에 의해 문서를 가나다순 혹은 번호순으로 정리한다.
5) 정리: 서류함 외부의 색인표를 보고 적절한 서랍을 연다. 가이드와 폴더의 표제를 보고 해당 폴더를 찾아 바른 위치에 분류된 문서를 넣는다.
기타 문서정리 방법
문서를 분류하여 정리하는 방법으로 가장 많이 사용되는 방법으로는 문서의 발신자나 발신 지역, 문서의 주제 등을 기준으로 하여 분류하는 가나 다식 문서 정리 방법과 번호를 지정하여 번호순으로 배열하는 방법이 있다.
요즘은 종이 문서를 가나다순으로 정리하는 것은 최소한으로 하는 것이 좋으며, 대부분은 스캔하고 컴퓨터에 파일로 저장해둔다. 이때는 파일의 성격에 따라서 구분하는 것이 좋다.
주제별 분류법은 문서의 내용에서 주제를 결정하고 이 주제를 토대로 하여 문서를 분류, 정리하는 방법이다. 그러나 주제는 문서의 내용에 따라 결정되므로 분류하는 사람에 따라 다른 주제를 선택할 수 있기 때문에 혼란이 있을 수 있다. 따라서 이 방법을 사용할 때는 미리 주제 결정 방식과 용어 분류 기준표를 만들어 통일시키는 것이 좋다. 주제별 정리 방법은 거래 상대방이 없는 자료의 분류에 주로 활용되며 다음과 같은 경우에 많이 사용된다.
1) 개인명 또는 조직명으로 언급되지 않는 문서를 파일 하는 경우
2) 문서가 차후에 개인명보다 주제에 의하여 요청될 것 같은 경우
3) 조직 활동 또는 상품에 관한 기록인 경우
4) 문서가 소분류로 구분되는 경우
마지막으로 문서를 보관하는 방법이 올바르게 되어있다고 하더라도 사후관리를 잘해야 한다.
보관 중인 문서는 사무 처리상 필요에 따라 관계 부서나 각과의 직원에게 대출해 주게 되며. 대출 여부나 대출 기간은 문서의 성격과 중요도에 따라 달라진다. 기업체나 회사에 따라 대출 절차가 동일한 것은 아니지만 일반적으로 문서를 대출하는 절차는 소정의 용지에 대출 문서의 제목이나 분류 번호, 대출 연월일, 반환 연월일, 대출자의 성명, 직명, 소속, 날인 등을 한 수 문서 보관 책임자에게 대출을 신청한다.