조직승인
출장은 반드시 조직의 승인을 받아야 한다.
이에 상사의 출장계획이 수립되면 조직의 출장 규정과 승인 절차를 확인하여 승인을 받도록 한다.
이때 경우에 따라 출장 일정표 및 예산서가 첨부되기도 하는데 예산서를 첨부해야 할 경우에는 여비 관련 조직 규정을 확인하도록 한다.
대부분의 기업 및 조직들은 출장과 관련된 규정들을 규정집에 명시하고 있으며 기업마다 출장 관련 규정이나 정책에는 차이가 있다.
따라서 출장업무를 하는 비서는 소속된 조직의 규정을 검토한 후 규정에 맞게 상사의 출장업무를 수행한다. 또한 기업들은 출장 관련 여비 규정을 두어 직급별로 출장 일당비를 규정해 놓고 있다. 즉, 직급에 따라 숙박비. 교통비, 일일 체재비 등이 다르므로 상사의 직급에 맞는 출장 계획을 세우도록 한다.
출장 시 준비해 애 할 내용은 아래와 같다.
1) 조직규정의 검토
2) 교통편 예약
3) 숙박업소 예약
4) 현지 렌터카 예약 및 국제 운전면허 등
5) 환전
6) 해외 여행보험 및 예방주사
규정 검토
출장이 많은 기업들은 출장 예산이 큰 기업들이므로 여행사, 호텔, 항공사 등과 계약을 체결하여 할인, 등급 상향조정, 포인트 혜택 등 다양한 혜택을 받는다. 따라서 출장업무를 수행한 비서는 먼저 자신이 소속된 기업과 계약이 체결되어 있는 항공사와 호텔 등에 대한 정보를 얻도록 한다.
효율적인 출자계획을 수립하기 위해서는 아래의 내용을 숙지하도록 한다.
1) 출장의 목적을 파악한다.
2) 출장지를 확인한다. 출장지가 어디이며 한 곳인지 여러 곳인지 목적지가 여러 곳일 경우는 어떻게 이동을 해야 하는지 등을 파악한다.
3) 목적지가 언제 도착해야 하는지 알아둔다. 목적지 도착시간은 현지 시각 기준이다.
4) 목적지에 제시간에 도착하기 위해서는 출발 시간이 언제인지 미리 파악해 둔다.
5) 출장 기간을 파악한다. 장기간의 출장인지 단기간의 출장인지 확인하고 출장 기간에 따라 준비할 것에 차이가 있는지 확인한다.
6) 출장 기간 중 출장지의 국경을, 공휴일이 겹치는지 알아본다 가능하면 출장지의 공휴일이나 축제 기간은 피하도록 한다. 인터넷을 통해 확인할 수 있고 또는 국내에 있는 영사관이나 대사관에 전화하면 정확한 정보를 얻을 수 있다. 또한 출장지가 정치적으로 안정적인지 아니면 소요 사태가 있는지도 반드시 확인하도록 하고 소요 사태가 있는 경우는 충분히 알아보고 대처할 수 있는 방안도 마련하도록 한다.
7) 가능한 교통편이 무엇인지 알아둔다
8) 출장지에서 방문해야 할 기관이나 사람이 있는지 알아보고 출장지에서 숙박은 어디서 할지 결정한다.
9) 선물을 가져가야 하는지 상사와 상의한다. 선물이 필요하다면 어떠한 선물이 좋을지 알아보아 상사에게 보고하도록 한다. 특히 해외 출장의 경우 각국의 문화적 차이로 금기시되는 물품이 있는지 알아보고 준비 한다.
10) 가지고 가야 할 자료가 있는지 미리 상사와 확인하고 준비 한다.
11) 출장과 관련하여 예상되는 여비는 어느 정도인지 파악한다. 신용카드를 사용할 것인지 현금을 소지할 것 인지 아니면 여행자수표를 가지고 갈 것인지 등에 관해 상사에게 여쭈어본다.
12) 인터넷 등을 통해 출장 기간 중의 출장지의 기후나 기상 등을 확인하고 상사가 그에 맞는 복장을 준비할 수 있도록 한다.
상사의 출장 일정이 결정되면 교통편을 예약하도록 한다. 특히 성수기에는 교통편 예약이 어려우므로 일정이 결정되면 곧바로 예약한다
기업의 규정에 맞게 비행기 좌석 등급에 따라 준비 한다.
숙박업소 예약의 기본 원칙은 다음과 같다. 출장 일정이 결정되면 숙박업소를 선정해서 예약을 하도록 한다. 숙박업소는 상사의 취향에 맞고 출장지에서 업무를 수행하기에 편리한 곳으로 택하도록 한다. 또한 회사의 여비 규정에 맞는 숙박시설을 선택하도록 하고 성수기에는 예약이 어려우므로 출장 시기가 성수기와 겹칠 경우에는 예약을 우선 하도록 한다.
출장지에서 렌트가 필요한 경우 예약을 하도록 한다. 렌터카 예약은 국내에 들어와 있는 체인 렌터카 업체나 현지의 렌터카 업체에 전화 또는 여행사를 통해서 예약한다. 렌터카 회사 선정 시 가격 뿐 아니라 반드시 보험 가입 여부와 가입되어 있는 보험 종류, 내용을 확인하여 불의의 사고 시에 대비할 수 있도록 한다. 출국 전에 미리 국제운전면허증을 발급 받는 것을 잊지 않도록 한다.
교통편, 숙박시설 등이 결정 되면 상사의 출장 일정표를 만들도록 한다.
출장 일정표는 출장 기간 중의 일정을 한눈에 볼 수 있게 한 장의 장표에 모아 작성한 것으로 비서가 일정표의 초안을 작성하여 상사의 확인을 받은 후 최종 일정표를 작성한다. 또한 출장 기간이 길 경우는 일자별로 페이지를 달리하여 그날의 일정이 한 눈에 들어오도록 작성하는 것이 좋다. 또한 지갑 또는 주머니에 넣을 수 있는 휴대용 출장 일정표를 작성해 주면 상사가 간편하게 출장 일정표를 휴대할 수 있다. 완성된 출장 일정표는 상사 1부, 비서 1부, 상사 자택 1부, 운전기사 1부 보내고 상사와 상의하여 필요한 곳에 보낸다
기타 준비사항
1) 출장 일정표 기재 사항 : 출발 일자, 시간, 출발지, 도착일자, 시간, 도착지, 숙박업소 예약 정보, 주소, 전화번호, 교통편에서 제공되는 식사, 회의 및 미팅에 대한 내용, 귀국 일정
2) 기타 정보: 재외 공관, 현지 항공사 연락처, 여권 및 신용카드 번호, 여행자수표, 현지 기상 정보, 세계시 차표, 출장지 지도