신입 비서에게 이메일 작성 능력은 단순한 서류 작성 능력을 넘어, 회사의 전문성과 신뢰도를 대외적으로 보여주는 창구 역할을 합니다. 특히 글로벌 기업이나 외국계 기업에서는 영어 이메일이 일상 업무의 상당 부분을 차지하기 때문에, 신입 비서가 기본적인 영어 이메일 작성법을 숙지하지 못하면 업무 효율성이 크게 떨어질 수 있습니다. 비서는 누구보다 수준 높은 영어 이메일을 작성할 줄 알아야 합니다. 이메일은 전화나 대면 소통과 달리 기록으로 남아 향후 증거 자료로 활용되기도 하므로, 문장의 정확성·격식·정중함이 필수적입니다. 이번 글에서는 신입 비서가 반드시 알아두어야 할 영어 이메일의 기본 구조와 상황별 필수 표현, 그리고 작성 시 주의사항과 실전 팁까지 상세히 정리해 드리겠습니다.
기본 구조와 필수 표현
비즈니스 이메일은 단순히 “말을 영어로 옮긴 것”이 아니라, 국제적인 비즈니스 매너와 문화를 담고 있는 의사소통 도구입니다. 따라서 이메일을 작성할 때는 기본 구조와 함께 반드시 지켜야 할 관례적인 표현을 익혀야 합니다.
- 인사말: Dear Mr. Kim, / Dear Ms. Johnson, / Dear Sir or Madam, / Dear Sales Team,
- 도입 문구: I am writing to inform you about…, I would like to follow up on…, This is to confirm that…
- 본문: Please be advised that…, Could you kindly confirm if…, I am attaching the requested file for your review.
- 마무리 문구: Thank you for your prompt attention to this matter., I look forward to hearing from you soon., Should you have any questions, please feel free to contact me.
- 서명 예시:
Best regards,
Minji Lee
Executive Assistant | ABC Corporation
Tel: +82-2-1234-5678 | Email: minji.lee@abc.com
상황별 자주 쓰이는 영어 표현
신입 비서가 반드시 알아야 할 상황별 이메일 표현은 다음과 같습니다.
- 일정 확인 및 조율
I would like to check your availability for a meeting next week.
Could you please suggest a convenient time for you?
The meeting has been rescheduled to 3 p.m. on Tuesday. - 자료 요청 및 전달
I am writing to request the document regarding last quarter’s report.
Please find attached the presentation file for tomorrow’s meeting.
Kindly provide us with the updated version at your earliest convenience. - 회의 안내 및 초대
You are cordially invited to attend the strategy meeting scheduled on June 15.
The agenda of the meeting is attached for your reference.
We would appreciate it if you could confirm your attendance by Friday. - 감사 및 후속 조치
Thank you for your prompt response to my previous email.
I will follow up with you on this matter next week.
Your support in this matter is highly appreciated. - 사과 및 오류 정정
I apologize for the confusion caused by my previous email.
Please disregard the earlier message and refer to this updated one instead.
We regret any inconvenience this may have caused.
이메일 작성 시 주의해야 할 영어 표현
신입 비서가 이메일을 작성할 때 주의해야 할 점은 다음과 같습니다.
- 간결하고 구체적인 문장 사용 – 예: I am writing to confirm our discussion regarding the new project timeline.
- 정중한 표현 활용 – 예: Could you please send me the report by tomorrow?
- 문법과 철자 오류 최소화 – 발송 전 교정 습관 들이기.
- 문화적 차이 고려 – organize vs organise, vacation vs holiday.
- 전문적인 서명 관리 – 직책, 부서, 연락처 포함.
실력을 높이기 위한 방법:
- 샘플 이메일 따라 쓰기
- 실제 업무 상황 시뮬레이션
- 영어 능통 동료·상사에게 피드백 받기
- 자주 쓰는 표현 메모장 관리
- 정중한 표현 습관화
신입 비서가 이메일 영어를 잘 활용할 수 있다면 단순히 지시를 전달하는 수준을 넘어, 회사의 신뢰를 높이고 상사의 업무를 효율적으로 지원하는 핵심 인재로 성장할 수 있습니다. 기본 구조와 상황별 표현을 익히고, 정중하고 간결한 문장을 구사하며, 반복적인 실전 연습을 통해 자신만의 이메일 스타일을 확립하세요. 지금부터 꾸준히 연습한다면 신입 비서라는 타이틀을 넘어 글로벌 환경에서도 당당히 인정받는 전문 비서로 성장할 수 있을 것입니다.