기업에서 비서는 단순한 일정 조율이나 전화 응대 이상의 역할을 수행합니다. 특히 재무팀과 자주 협업하게 되는 만큼, 신입 비서라면 기본적인 재무 개념과 용어를 이해하고 있어야 업무 효율이 높아집니다. 이 글에서는 신입 비서가 꼭 알아야 할 재무기초 지식을 정리하고, 실무에서 자주 쓰이는 회계 용어와 문서 처리 방식 등을 안내합니다.
재무 용어 기초 이해하기
신입 비서가 재무팀과 업무를 시작하게 되면 가장 먼저 마주치는 것이 다양한 회계 및 재무 용어입니다. 이 용어들을 정확하게 이해하지 못하면 업무 처리 속도나 정확도가 떨어질 수밖에 없습니다. 먼저 알아두어야 할 핵심 용어는 ‘자산’, ‘부채’, ‘자본’입니다. 자산은 기업이 보유한 모든 재산, 즉 현금, 건물, 기계 등을 의미하며, 부채는 갚아야 할 돈, 자본은 자산에서 부채를 뺀 기업의 순수한 가치를 의미합니다.
또한 비서가 자주 접하는 용어로는 ‘계정과목’, ‘전표’, ‘지출결의서’, ‘세금계산서’ 등이 있습니다. ‘계정과목’은 회계상 분류를 위한 항목 이름으로, 예를 들어 출장비, 복리후생비, 광고선전비 등이 이에 해당합니다. ‘전표’는 거래가 발생했을 때 이를 기록하는 내부 문서이며, 비서는 이 전표 작성을 지원하거나 관련 서류를 첨부해 회계 담당자에게 전달해야 합니다.
이 외에도 ‘결산’, ‘손익계산서’, ‘재무상태표’ 같은 문서들도 재무 보고서에서 자주 등장합니다. 결산은 일정 기간 동안의 재무상태를 정리하는 작업이며, 손익계산서는 수익과 비용을 정리해 순이익을 계산하는 문서, 재무상태표는 자산·부채·자본의 관계를 보여주는 재무 보고서입니다. 이처럼 용어를 정확히 알고 있으면 문서 전달이나 요청 시 빠르고 정확한 대응이 가능합니다.
비서가 다루는 주요 재무 문서
비서는 재무팀의 결재 업무나 문서 정리에 있어 중요한 역할을 담당합니다. 가장 자주 다루게 되는 문서는 ‘지출결의서’입니다. 지출결의서는 회사 자금을 외부로 지출할 때 사용하는 문서로, 항목, 금액, 사유, 증빙 첨부 등이 포함됩니다. 비서는 해당 문서를 작성하거나, 결재를 위해 팀장 및 본부장에게 전달하는 과정을 수행하게 됩니다.
또한 거래처와의 금전적 관계에서 중요한 ‘세금계산서’도 비서가 자주 다루게 됩니다. 매입세금계산서나 매출세금계산서는 부가가치세 신고에 중요한 자료이며, 이를 정리하고 전산 시스템에 업로드하거나 보관하는 역할을 맡는 경우가 많습니다. 정확한 등록일자나 금액 누락이 있을 경우 회사의 세무 처리에 영향을 줄 수 있으므로 꼼꼼한 확인이 필요합니다.
‘전표 처리’도 비서의 업무 범주에 포함될 수 있습니다. 비용을 지출한 뒤, 어떤 계정과목으로 처리할지 분류하고 관련 영수증을 정리해 회계팀에 전달합니다. 이 과정에서 ERP(전사적 자원관리) 시스템을 활용하기 때문에, 시스템 사용법을 익혀두는 것이 중요합니다. 기본적인 엑셀 정리, 전자결재 시스템 활용, 스캔 및 문서 저장 방식 등도 모두 재무문서 관리와 연관되어 있습니다.
재무팀과의 협업에서 중요한 태도와 팁
신입 비서가 재무팀과 잘 협업하기 위해서는 단순한 업무 이해를 넘어서 실무 태도에서도 신뢰를 주는 것이 중요합니다. 첫째, ‘정확한 문서 처리’는 기본 중의 기본입니다. 숫자 하나의 오류가 전체 예산 보고서에 영향을 줄 수 있기 때문에, 결재 서류 작성 시에는 항상 두 번 이상 확인하는 습관이 필요합니다. 둘째, ‘제출 기한 엄수’도 매우 중요합니다. 재무팀은 월 단위, 분기 단위의 마감 업무가 많기 때문에, 비서가 기한을 놓치면 팀 전체에 혼란을 줄 수 있습니다.
셋째, ‘소통 능력’도 업무 효율성에 큰 영향을 미칩니다. 예를 들어 회계팀에서 특정 서류나 데이터를 요청했을 때, 이를 이해하지 못한 채 다시 전달하면 커뮤니케이션에 불필요한 시간 소모가 생깁니다. 따라서 관련 용어와 문서 흐름을 사전에 숙지하고, 질문이 있을 경우는 명확하게 재확인하는 습관이 중요합니다.
또한 기업에서는 회계 및 세무 감사 시, 비서가 각종 자료를 정리해 제공해야 하는 경우도 많습니다. 이때 ‘파일 정리 체계’와 ‘보안 의식’도 중요합니다. 파일명을 일정한 규칙으로 정리하거나, 중요한 문서는 암호화하거나 별도 폴더에 저장하는 방식 등을 익혀두면 실제 감사 시에도 빠르게 대응할 수 있습니다. 결국 신입 비서가 재무팀과의 협업에서 성과를 내기 위해서는 재무 지식과 더불어 꼼꼼함, 책임감, 정리력이라는 태도도 함께 갖춰야 합니다.
재무팀과의 협업은 비서 업무에서 빠질 수 없는 중요한 부분입니다. 신입 비서라면 재무 용어, 문서 유형, 협업 방식에 대한 기초 지식을 갖추고 있어야 업무 수행에 있어 신속하고 정확한 대응이 가능합니다. 이 글에서 소개한 내용을 바탕으로 실무에 적용해 나간다면, 재무팀뿐만 아니라 전사적인 신뢰를 얻는 비서로 성장할 수 있을 것입니다.