재무팀과 인사팀은 각기 다른 역할을 맡고 있는 부서이지만, 실제 업무 현장에서는 긴밀하게 연결되어 있는 경우가 많습니다. 특히 비서로서 이 두 부서와 협업하는 일이 많아지면, 이들의 연계 구조를 이해하는 것이 중요해집니다. 이 글에서는 비서 관점에서 재무팀과 인사팀이 어떻게 연결되는지, 그리고 그 사이에서 비서가 어떻게 효율적으로 역할을 수행할 수 있는지에 대해 구체적으로 설명합니다.
인사팀과 재무팀의 공통 업무 영역
비서가 인사팀과 재무팀을 모두 보조하게 되는 경우, 이 두 부서의 공통 업무를 이해하는 것이 우선입니다. 가장 대표적인 공통 업무는 급여입니다. 인사팀은 직원의 출근, 퇴근, 휴가, 병가 등의 근태 데이터를 수집하고 이를 재무팀에 전달합니다. 재무팀은 해당 데이터를 바탕으로 급여 계산, 세금 공제, 4대 보험 처리 등 급여 지급 업무를 처리합니다. 이때 비서는 양 부서 간 정보 전달자 역할을 하게 되며, 정확한 자료 취합과 커뮤니케이션이 핵심입니다.
예를 들어, 월말에 근태 마감이 되면 비서는 인사팀으로부터 자료를 받아 재무팀에 전달하거나, 반대로 재무팀에서 요청하는 근거 자료를 다시 인사팀에 문의해 확인해야 합니다. 또한 상여금, 성과급, 복리후생비 등 추가 비용이 발생할 경우에도 두 부서 간 조율이 필요하며, 이 역시 비서가 중간에서 문서나 일정 등을 정리해주는 역할을 맡습니다. 따라서 급여와 같은 공통 영역에서 비서는 단순 전달자가 아닌, 흐름을 이해하고 연결하는 ‘허브’ 역할을 하게 됩니다.
예산과 인사계획의 상호작용
조직에서는 연초에 연간 예산을 수립하고, 인사팀은 이에 맞춰 채용, 교육, 인건비 계획 등을 세웁니다. 이 과정에서 재무팀과 인사팀은 반드시 협업하게 됩니다. 예산 수립 시 신규 인원 채용 계획, 인건비 증가율, 복리후생비 등이 포함되며, 이러한 항목은 인사팀에서 기초 데이터를 제공하고 재무팀이 이를 예산안에 반영하게 됩니다. 비서는 회의 자료 준비, 일정 조율, 관련 문서 취합 등의 실무를 지원하며, 이 두 부서 간 소통이 원활하게 이루어지도록 돕는 역할을 합니다.
또한 중간에 채용이 지연되거나 계획이 변경될 경우, 인건비의 지출 변동이 발생하게 되므로 비서는 이 변경사항을 실시간으로 정리하고, 재무팀의 업데이트된 예산표와 비교하여 오류를 줄일 수 있도록 도와야 합니다. 연말에는 인사평가 결과에 따라 연봉 인상이나 보너스 지급 등의 계획이 재정적인 검토를 거쳐야 하며, 이에 따라 재무팀과 인사팀 간 수차례의 회의와 조율이 이어집니다. 이때 비서는 각 회의의 내용을 기록하고 핵심사항을 정리해 문서화하는 능력이 요구됩니다.
비서의 실질적 지원 포인트
재무팀과 인사팀은 서로 다른 성격의 업무를 수행하지만, 비서는 이 둘 사이를 유기적으로 연결해주는 역할을 해야 합니다. 가장 중요한 지원 포인트는 ‘정확한 커뮤니케이션’입니다. 예를 들어 인사팀에서 연봉 협상 내용을 재무팀에 공유할 때, 수치나 지급일자 등의 세부 사항이 명확하게 전달되어야 하며, 비서가 이를 서류로 정리하는 과정에서 오류가 나면 전체 급여 시스템에 혼선이 생길 수 있습니다.
또한 재무팀의 회계 마감일과 인사팀의 근태 마감일은 일정상 밀접한 관계가 있기 때문에, 비서는 양 부서의 일정을 사전에 파악하고 그에 맞춰 자료 제출을 유도해야 합니다. 이를 위해 내부 ERP 시스템이나 협업 툴의 일정 관리 기능을 잘 활용하는 것이 도움이 됩니다. 특히 요즘에는 전자결재 시스템이나 클라우드 문서공유 방식이 일반화되어 있기 때문에, 이들 툴을 능숙하게 다루는 것이 비서의 실무 능력을 한층 더 높여줍니다.
마지막으로, 두 부서 간 갈등 조율도 비서의 숨은 역할 중 하나입니다. 서로 이해관계가 다를 수 있는 인사와 재무는 때때로 의견 충돌이 생길 수 있으며, 이때 비서는 중립적 입장에서 상황을 정리하고, 회의록이나 일정 조율 등을 통해 원활한 협업이 이루어지도록 조력할 수 있습니다. 이처럼 재무와 인사 업무의 연계를 이해하고 지원하는 비서는 조직 내에서 매우 중요한 역할을 담당하게 됩니다.
재무팀과 인사팀의 업무는 겉보기에는 분리되어 있지만 실제로는 수많은 업무가 연결되어 있으며, 그 사이에서 비서는 중요한 중간 연결고리 역할을 하게 됩니다. 급여, 예산, 인사계획 등 다양한 업무에서 비서의 정확한 문서화, 일정 조율, 커뮤니케이션이 업무 효율성을 결정짓는 핵심이 됩니다. 실무 흐름을 이해하고, 부서 간 연결 구조를 잘 파악한 비서야말로 조직 전체에 가치를 더할 수 있습니다.