회의는 목적, 형태 및 참석자에 따라서 여러 가지로 분류할 수 있으나, 여기서는 비서의 회의 보좌업무와 관련하여 상사가 내/외부 주최 참석하는 경우나 상사가 회의를 주최하는 경우로 크게 나눠서 회의 업무 내용을 살펴보고자 한다.
회의 참석
상사는 조직, 내/외부에서 주최하는 많은 회의에 참석하게 된다. 이처럼 상사가 회의에 참석할 것을 요청하는 연락을 받았을 때, 비서는 회의 일시, 회의 장소, 안건 등을 확인한 후에 상사에게 보고한다. 동시에 비서는 상사의 일정을 참조하여 회의 시간과 동일한 시간대에 다른 일정이 있는지를 확인하여, 다른 일정이 계획된 경우는 상사에게 상황을 보고하고 지시에 따르도록 한다. 상사가 회의 참석 여부를 결정하면 바로 회의 개최자에게 연락하도록 하고, 참석할 경우에는 회의 일시를 일정표에 기재하고 개최 안내 및 통지서는 회의 당일까지 잘 보관하도록 한다.
또한 상사가 내/외부 회의에 참석하는 당일 비서는 다음 사항에 주의하여 상사의 회의 참석 준비를 돕도록 한다.
1) 정확한 시간에 착오 없이 지정된 회의에 참석할 수 있도록 회의 참석 준비를 돕는다.
2) 회의 장소를 사전에 확인한다. 외부 회의인 경우는 회의 개최 측의 비서에게 연락하여 회의 장소의 정확한 위치, 주소, 건물명, 몇 층, 몇 호인지까지 정확하게 알아둔다. 또한 시간에 맞추어 회의장에 도착할 수 있도록 자동차 재치 등 만반의 준비를 하도록 하며 상사가 직접 운전을 할 경우에는 주차시설에 대해서도 상사에게 알려드리도록 한다.
3) 회의에 필요한 자료가 있으면 미리 준비하여 상사가 검토한 후 회의에 참석할 수 있도록 한다. 상사가 회의 도중에 자료 등을 추가로 준비하기 위해 회의실을 나온다든지 하는 일이 없도록 한다.
4) 외부 회의의 경우 회의 장소와 전화번호, 주최 측의 비서 이름 및 연락처 등을 사전에 알아두어 상사 회의 참석 중 급한 용무가 발생했을 경우 곧 연락할 수 있도록 한다.
5) 상사가 요청할 경우 비서가 동행해서 상사의 지시에 따라 행동한다. 비서는 회의장에 들어가지 않고 대기실에서 기다리고 있을 때도 있고 상사의 곁에서 메모한다든지 자료 정리나 연락 업무에 임하는 경우도 있다. 상사의 지시에 따라 주최 측의 업무를 도와야 하는 경우도 있는데, 이때는 모든 사항을 주최 측의 지시에 따라야 한다.
회의 주최 (보좌 업무)
상사가 회의를 주최하는 경우 상사가 회의에 참석하는 경우보다 비서의 역할은 훨씬 더 커지고 중요해진다. 특히 규모가 큰 외부 회의를 주최해야 하는 경우 비서는 모든 것을 하나부터 열까지 계획하고 꼼꼼히 수행해야만 큰 착오나 실수 없이 회의를 개최할 수 있다.
상사가 회의를 주최하는 경우는 상사가 회의에 참석하는 경우보다 비서의 역할은 훨씬 더 커지고 중요해진다. 특히 규모가 큰 외부 회의를 주최해야 하는 경우 비서는 모든 것을 하나부터 열까지 계획하고 꼼꼼히 수행해야만 큰 착오나 실수 없이 회의를 개최할 수 있다.
상사로부터 주주총회, 신제품발표회 등과 같이 대규모 인원을 초청하는 회의 계획을 들었을 때는 다음 순서에 맞추어 준비해 나가도록 한다.
1) 회의 참석 대상자를 결정한다. 즉 누구를 초청할 것인지. 누가 사회자 또는 의장을 맡을 것인지를 확인한 후 회의 초청자 명단을 만들도록 한다.
2) 회의 날짜와 시간을 결정한다... 회의에 반드시 참석해야 하는 사람들이 있는 경우 그들의 일정을 고려하도록 하고, 발표자 또는 강사가 있을 경우에는 그들의 일정을 먼저 고려하도록 한다.
3) 회의 장소를 결정하고 예약한다 회의의 종류와 참석자 수 등을 고려하여 회의의 성격에 적합한 장소를 택하도록 한다. 특히 외부에서 회의를 개최하는 경우는 직접 방문하여 회의장의 크기, 조명, 기자재 설치 여부, 방음시설, 주차 등 교통편 등을 알아본 후 상사에게 보고하고 상사의 지시에 따른다. 회의 장소가 결정되면 예약하도록 한다.
4) 회의 목적이 무엇인지 확인하도록 한다. 즉 어떤 안건에 대해 토의하려고 하는 것인가. 문제 해결을 위하여 결론을 얻기 위한 것인가, 정보 교환을 위한 것인가, 아이디어를 교환하기 위해서인가 등 회의의 목적을 확실하게 파악하는 것은 자료를 준비하고 회의 방식을 결정하기 위해서도 매우 중요하다. 상사와 상의하여 회의의 목적이 무엇인지 분명히 파악하도록 한다.
5) 회의 초청자에게 보낼 회의 통지서를 작성하여 상사의 승인이 나면 인쇄한다. 회의 소집 통지서는 적어도 회의일 10일 전에 상대방에게 도착하여야 하며 임시 회의라도 최소 2~3일 전에 연락을 취하지 않으면 상대방의 일정에 맞추기가 어려울 수가 없다.
6) 회의 통지서를 보낼 발송처 명단을 작성한 후 외의 통지서를 발송한다.
7) 회의 참석 여부의 회신을 참고로 하여 최종 참석자 명단을 작성한다. 참석자 명단은 회의 통지서 발송처 명단에 참석 의사를 밝힌 사람을 표시하면 쉽게 작성할 수 있다. 경우에 따라 대리자를 참석시키는 경우도 있는데 이 경우는 대리로 오는 참석자의 이름과 직위, 연락처를 알아두도록 한다.
8) 참석자에게 가능하면 문서로 된 의제를 보내도록 한다. 회의에 앞서, 토의 내용의 주체 등에 관련하여 미리 알려서 회의 차석 자들이 회의 안건에 대해 미리 준비를 해오면 신속하고 효율적인 회의가 될 수 있다. 회의의 성격에 따라 특히 의제가 많은 경우나 사전에 조사가 필요한 경우는 참석자에게 미리 조사해 오도록 하는 것도 좋은 방법이다.
위의 내용이 결정되면 회의장 설치 및 회의 진행 방식을 결정한 후 준비하도록 한다.