경력직 비서는 단순한 일정 관리자를 넘어 대표와 회사의 신뢰 파트너이자 기업 이미지를 책임지는 자리입니다. 하지만 경력이 쌓이며 무심코 범하는 잘못된 행동이 경력 전체를 무너뜨릴 수 있다는 점을 간과하기 쉽습니다. 오늘은 경력직 비서가 경력단절과 이미지 실추를 막기 위해 반드시 피해야 하는 행동과 태도, 습관에 대해 구체적으로 안내드리겠습니다.
경력직 비서가 저지르기 쉬운 신뢰 실추 행동
경력직 비서가 가장 많이 저지르는 실수 중 하나는 ‘경험에서 비롯된 방심’입니다. 업무 루틴에 익숙해지면 메모를 생략하거나 확인 절차를 건너뛰는 습관이 생기기 쉽습니다. 대표와 오랜 신뢰 관계가 쌓였다는 이유로 일정 확인 없이 구두 전달만으로 진행하거나 출장, 미팅, 내부 보고 일정 등을 정확히 기록하지 않아 일정 충돌이 발생하면 경력직이라 더 큰 책임을 지게 됩니다. 또한 대표와의 지나친 친밀감 표출도 주의해야 합니다. 경력직 비서들은 대표의 스타일을 잘 알고 있다고 생각해 과도하게 농담을 주고받거나 업무 중 사적인 대화를 시도하는 경우가 있는데, 대표 입장에서는 비서의 ‘선을 넘는 행동’으로 받아들여져 신뢰가 깨질 수 있습니다. 대표가 경력직 비서에게 기대하는 것은 ‘편안함’이 아니라 ‘프로페셔널한 업무 진행’과 ‘보이지 않는 배려’라는 점을 잊지 않아야 합니다. 또 다른 금기는 대표 대신 결정권을 행사하는 것입니다. 경력이 쌓이면 외부 관계자들이 비서에게 의사결정을 요구할 때가 많지만, 대표의 의사와 상반된 결정을 비서가 임의로 내리는 것은 금지해야 합니다. “대표님이라면 이렇게 하실 거예요”라고 섣부르게 말하거나, 확인 없이 승낙하는 것은 회사 이미지에 손해를 주며 추후 대표와의 신뢰 관계에도 금이 가게 됩니다.
태도에서 나타나는 경력직 비서의 금기
경력직 비서에게 자주 나타나는 위험한 태도 중 하나는 상급자 및 동료에 대한 무시입니다. 경력이 쌓이면서 직급과 연차가 높아지면 자연스럽게 후배 비서나 타 부서 직원들에게 지시적이고 권위적인 태도를 보이는 경우가 있습니다. 하지만 대표가 원하는 비서는 동료 간 협업과 유연한 커뮤니케이션을 바탕으로 조직 분위기를 이끌 수 있는 사람입니다. 상급자 앞에서 무심코 불평을 하거나, 동료에게 고압적으로 대하는 모습은 ‘대표의 얼굴’ 역할을 하는 비서의 이미지를 훼손시킵니다. 또한 보안 의식 결여 역시 경력직 비서가 자주 범하는 실수입니다. 대표와 오랜 신뢰 관계 속에서 자연스럽게 알게 된 회사의 민감한 내부 정보나 대표의 개인 일정 및 가족 관련 정보 등을 외부에서 가볍게 언급하거나 지인에게 이야기하는 것은 심각한 보안 위반입니다. 특히 경력직 비서는 회사 내부 인사, 투자, 합병, 기밀 프로젝트 정보 등 더 깊은 내용을 알게 되는 경우가 많아 더욱 주의해야 합니다. 마지막으로 외부인과의 모호한 관계 설정도 금기입니다. 경력직 비서가 오랜 거래처 담당자와 사적으로 친해져서 연락을 주고받거나 개인적인 부탁을 들어주며 회사 일정이나 대표의 동선을 알려주는 행동은 신뢰를 깨트리고 회사에도 손실을 입힐 수 있습니다. 외부 관계자와 친분을 유지하되 선을 지키고, 사적 부탁이나 은밀한 요청에는 단호하게 거절하는 태도가 필수입니다.
업무 실수로 이어지는 경력직 비서의 습관
경력직 비서에게 가장 큰 위험은 ‘나 정도면 이 정도는 괜찮겠지’라는 자만심입니다. 대표의 일정 관련 메일 회신을 늦게 하거나 일정 확인을 미루는 것은 바쁜 경영환경에서 치명적입니다. 또한 사소한 실수를 반복하면서도 “이 정도는 이해해 주시겠지”라고 넘어가는 습관은 신뢰를 무너뜨립니다. 경력직이라면 작은 업무 실수라도 반복하지 않도록 습관적으로 체크리스트를 만들어 관리해야 합니다. 또한 업무 효율성을 높이려는 명목으로 보고 단계를 무시하거나 생략하는 것도 경력직 비서가 저지르기 쉬운 실수입니다. 대표에게 보고해야 할 사안을 임의로 판단해 생략하거나, 대표가 필요한 자료를 요청하기 전까지 전달하지 않는 것은 회사의 의사결정 속도를 늦추고 중요한 기회를 놓치게 할 수 있습니다. 경력이 오래될수록 ‘보고의 시기와 내용’에 대한 민감도를 높이고 선제적으로 필요한 정보를 전달하는 것이 중요합니다. 마지막으로 대표의 업무 스타일을 ‘예측’해 처리하는 것도 주의해야 합니다. 대표의 업무 성향을 알고 있다는 이유로 확인 없이 대행하거나 진행한 후 보고하는 것은 경력직 비서가 가장 많이 저지르는 실수 중 하나입니다. 상황이 바뀌었거나 대표의 의도가 바뀐 경우, 이를 인지하지 못하고 진행해 큰 손실로 이어질 수 있습니다. 반드시 사전 확인 후 진행하며, 진행 후에는 즉시 결과를 보고해 대표가 상황을 인지하고 의사결정을 이어갈 수 있도록 해야 합니다.
경력직 비서는 단순히 오래 일했다고 신뢰받는 것이 아닙니다. 작은 일정 하나에도 책임감을 갖고, 보안 의식을 철저히 유지하며, 대표의 의사를 확인해 신속하게 보고·처리하는 기본을 끝까지 지키는 사람이 진짜 프로 비서로 인정받습니다. 오늘부터라도 방심하고 있는 습관, 보안 의식, 태도, 업무 방식 등을 점검해 경력직 비서로서의 진정한 신뢰를 쌓아가시길 바랍니다. 이 작은 실천이 장기적으로는 여러분의 커리어를 지키는 가장 강력한 무기가 될 것입니다.